こんにちは、労務女子なおです。
企業が人員構成の見直しや事業再編を行う際、「希望退職」や「早期退職」という方法が用いられることがあります。いずれも、従業員本人の意思による退職を基本とする制度です。一方で、実施の目的や募集方法によっては、従業員とのトラブルや組織への影響につながることもあります。また、希望退職に応募しなかった従業員に対して個別に退職を働きかける場合は、希望退職の募集ではなく「退職勧奨」としての慎重な対応が必要になります。
本記事では、希望退職と早期退職の違い、一般的な実施の流れ、人事・労務担当者が注意したいポイントについて解説します。
希望退職・早期退職とは
希望退職と早期退職は、いずれも従業員から退職者を募る制度です。法律上、明確に定義された用語ではありませんが、一般的には次のように区別されます。
| 項目 | 希望退職制度 | 早期退職優遇制度 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 経営状況への対応、事業再編、人員構成の見直しなど | 従業員のキャリア選択支援、組織の活性化など |
| 実施時期 | 一定の期間を定めて臨時に実施することが多い | 恒常的な制度として運用することが多い |
| 対象者 | 年齢、勤続年数、所属部門などを定めることがある | 一定の年齢・勤続年数以上の従業員など |
| 優遇措置 | 退職金の割増、再就職支援など | 退職金の割増、再就職支援など |
| 背景 | 人員削減を伴うケースが比較的多い | 必ずしも人員削減を目的としない |
実際には、「早期希望退職制度」「選択定年制度」「セカンドキャリア支援制度」など、企業によってさまざまな名称が使われています。名称だけで判断するのではなく、制度の目的、対象者、募集期間、退職条件などを確認することが大切です。
希望退職と整理解雇の違い
希望退職は、会社が退職者を募集し、従業員が自ら応募することを基本とする制度です。これに対して整理解雇は、経営上の理由によって、会社が一方的に労働契約を終了させるものです。解雇には、客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当と認められない場合は無効になるという厳しい制限があります。特に整理解雇については、一般に次のような事項を踏まえて、その有効性が判断されます。
- 人員削減の必要性
- 解雇を回避するための努力
- 対象者選定の合理性
- 労働組合や従業員への説明・協議など、手続きの相当性
これらは、一般に「整理解雇の4要件」または「整理解雇の4要素」と呼ばれます。従来は4つの要件を満たしているかという形で説明されることが多くありましたが、裁判例では、それぞれを機械的に判定するのではなく、個別の事情を踏まえて総合的に判断する考え方もみられます。
希望退職を募集したからといって、その後の整理解雇が当然に認められるわけではありません。一方で、希望退職の募集は、整理解雇を回避するための措置の一つとして実施されることがあります。
希望退職と退職勧奨の違い
希望退職は、会社が一定の条件を示し、対象となる従業員から広く退職者を募集する方法です。退職勧奨は、会社が特定の従業員に対して、個別に退職を働きかけることをいいます。どちらも、最終的には従業員本人の自由な意思による退職であることが前提です。従業員は、希望退職に応募する義務も、退職勧奨に応じる義務もありません。希望退職の募集と並行して、上司や人事担当者が特定の従業員に応募を促す場合、その方法や程度によっては退職勧奨に該当する可能性があります。繰り返し面談を行う、応募しない場合の不利益を示唆する、長時間にわたって退職を求めるなど、従業員の自由な意思決定を妨げる対応は避けなければなりません。
退職勧奨の進め方や注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。
➡【退職勧奨とは】解雇との違い・進め方・注意点を解説
希望退職制度の主な募集条件
希望退職を実施する場合、会社は制度の目的や実施規模を踏まえ、必要な募集条件を整理します。すべての制度で同じ条件を定める必要があるわけではありません。例えば、対象者を限定せずに募集する場合もあれば、年齢、勤続年数、所属部門などによって対象者を定める場合もあります。募集条件として検討する主な項目には、次のようなものがあります。
- 制度を実施する目的
- 対象となる年齢、勤続年数、雇用区分、所属部門
- 募集人数
- 募集期間
- 退職日
- 退職金の割増額
- 有給休暇の取扱い
- 再就職支援の内容
- 応募方法
- 応募の撤回に関する取扱い
- 会社による承認の要否
- 募集人数を超えた場合の取扱い
- 退職後に負う守秘義務など
これらは、あくまでも代表的な項目です。会社の意図や制度の内容に応じて必要な条件を選び、従業員が応募を判断するために必要な情報を明確にすることが大切です。制度の内容に曖昧な部分があると、募集開始後に従業員からさまざまな質問が寄せられ、個別の説明にばらつきが生じやすくなります。想定される質問を事前に整理し、募集要項やFAQを準備しておくことが重要です。
希望退職を実施するときの流れ
希望退職制度を実施する場合の一般的な流れは、次のとおりです。
1．実施の目的と方針を整理する
はじめに、希望退職を実施する目的を明確にします。人数削減を目的とするのか、特定事業の縮小に対応するのか、年齢構成や人員構成を見直すのかによって、対象者や募集条件は変わります。また、希望退職によって退職する人数だけでなく、制度実施後の組織体制や業務の引継ぎについても検討しておく必要があります。制度を実施する背景と目的が曖昧なままでは、募集条件や従業員への説明にも一貫性を持たせることが難しくなります。
2．対象者と募集条件を決定する
制度の目的を踏まえ、対象となる従業員、募集人数、退職日、優遇措置などを決定します。対象者を定める場合は、その基準が制度の目的に照らして合理的であるかを確認します。例えば、年齢や勤続年数だけで一律に対象者を設定すると、会社に必要な経験や技能を持つ従業員が想定以上に退職する可能性があります。そのため、制度の検討段階では、対象となり得る従業員について、組織や事業への影響を事前に分析することがあります。
実務上は、例えば次のような観点から対象者を整理します。
- 制度への応募を一定程度想定する人材
- 応募するかどうかについて中立的に対応する人材
- 今後の事業運営上、できる限り残ってもらいたい人材
このような整理を踏まえて、制度の周知方法、個別面談の進め方、応募があった場合の承認方針などを検討します。ただし、この分類を理由として、特定の従業員に応募を強く求めたり、不応募による不利益を示唆したりすることは適切ではありません。また、説明する制度の基本条件や事実関係は、対象者によって不合理に変えるべきではありません。誰に応募してもらいたいかだけでなく、誰に残ってもらう必要があるか、制度実施後の組織をどのように運営するかという観点まで含めて検討することが重要です。
3．労働組合などと協議する
労働組合がある場合は、労働協約やこれまでの労使慣行を確認したうえで、必要な説明や協議を行います。労働組合がない場合でも、制度の規模や内容によって、従業員代表への説明や意見聴取が必要となる手続きがないかを確認します。
また、制度の規模や実施理由によっては、再就職援助計画などの行政手続きが必要になるため、早い段階で確認しておくことが重要です。
4．説明会や個別面談を通じて制度を説明する
制度の目的、対象者、募集条件、応募方法などについて、全体説明会や個別面談を通じて従業員に説明します。全体説明会では、制度を実施する背景、会社の今後の方針、募集条件など、対象者に共通する情報を説明します。一方、個別面談では、従業員の職務、年齢、今後のキャリア、制度に対する理解度なども踏まえながら、制度の内容をより具体的に説明します。
個別面談を実施する場合は、あらかじめ次のような事項を整理しておくことが重要です。
- 面談の目的
- 説明する内容と説明しない内容
- よくある質問への回答
- その場で回答せず、人事部門などに確認する事項
- 応募意思を確認する方法
- 面談記録の作成方法
- 避けるべき発言や対応
- 相手の状況に応じた説明の重点やトーン
相手に応じて説明の重点や伝え方を調整することはありますが、制度の基本条件や会社の方針については、一貫した説明を行う必要があります。また、個別面談が事実上の退職強要にならないよう注意します。従業員に検討する時間を与え、その場で応募の判断を求めないことも大切です。
説明会や個別面談のほか、従業員が後から質問できる問い合わせ窓口や相談機会を設けることも有効です。
5．応募を受け付ける
従業員から書面などで応募を受け付けます。その際は、従業員が募集条件を理解したうえで、自らの意思によって応募したことを確認します。会社の承認をもって退職が成立する制度とする場合は、その旨を募集要項に明記しておく必要があります。また、応募した従業員から撤回の申出があった場合に備えて、次のような事項も事前に整理します。
- 応募を撤回できる期間
- 撤回の申出方法
- 会社が承認した後の撤回の取扱い
- 撤回した場合の人事上の取扱い
もっとも、募集要項に「応募後は撤回できない」と記載すれば、すべての場合に撤回を拒否できるとは限りません。応募が法的にどのような意思表示に当たるか、会社による承認が必要か、すでに退職についての合意が成立しているかなどによって、取扱いが異なる可能性があります。一般に、会社による承認前など、退職合意が成立する前であれば、撤回が認められる余地があります。一方、会社が応募を承認し、退職についての合意が成立した後は、従業員が一方的に撤回することは難しくなると考えられます。ただし、応募や合意が従業員の自由な意思によるものではなかった場合や、重要な条件について誤解があった場合などは、別途その有効性が問題になる可能性があります。単に募集期間を定めるだけでなく、いつまで応募を撤回できるのか、会社の承認によって何が確定するのかを募集要項で明確にしておくことが重要です。
6．応募者を承認し、退職条件を確認する
会社の承認を必要とする制度では、応募者が募集条件を満たしているかを確認し、承認または不承認を決定します。業務上の必要性などから、一部の従業員を制度の対象外としたり、応募を承認しなかったりする場合があります。ただし、会社に承認権があることや、承認しない場合があることを事前に明示していないと、従業員とのトラブルにつながる可能性があります。
承認後は、退職日、退職金、未消化の年次有給休暇、社会保険、税金、貸与品の返却など、具体的な退職条件を書面で確認します。会社と従業員の認識に違いが生じないよう、退職届または退職合意書などを作成し、合意した内容を記録しておくことが重要です。
7．引継ぎと再就職支援を行う
退職者が確定した後は、業務の引継ぎを計画的に進めます。制度の内容に応じて、再就職支援会社の利用、キャリア相談、求職活動のための休暇付与などを行うこともあります。希望退職は、退職者だけでなく、会社に残る従業員にも大きな影響を与えます。今後の組織体制や業務分担について説明し、職場の不安を減らす対応も必要です。
人事が注意したいポイント
従業員の自由な意思を尊重する
希望退職は、あくまでも従業員本人の応募による退職です。会社が応募人数の達成を優先するあまり、上司から強く応募を勧めたり、応募しない従業員に不利益があるかのような説明をしたりすると、自由な意思による退職とは評価されない可能性があります。面談を行う場合は、制度の説明と個別の退職勧奨を区別し、面談の目的や説明内容を記録しておくことが望ましいでしょう。
募集条件と説明内容を明確にする
対象者、退職日、優遇措置など、制度の目的に応じて必要な募集条件を明確にします。特に、会社による承認の要否、応募撤回の取扱い、募集人数を超えた場合の対応などは、後のトラブルにつながりやすい事項です。また、経営者、人事担当者、各部門の管理職で説明内容が異なると、従業員の不信感につながります。説明資料、FAQ、個別面談用のガイドなどを準備し、説明内容の基本部分を統一することが重要です。
退職後の組織への影響も考える
希望退職では、会社が想定していなかった人材から応募が集まることがあります。必要な知識や経験を持つ従業員が同時に退職すると、残された従業員の業務負担が増え、さらなる退職につながる可能性もあります。募集人数だけに注目するのではなく、退職後の組織設計、業務分担、引継ぎ、残留する従業員へのコミュニケーションまで含めて計画することが大切です。
雇用保険上の離職理由を確認する
希望退職に応募した場合の雇用保険上の取扱いは、制度の名称だけで一律に決まるものではありません。事業主から直接または間接に退職勧奨を受けて離職した場合などは、特定受給資格者に該当する可能性があります。一方、従来から恒常的に設けられている早期退職優遇制度に自ら応募して離職した場合は、同じ取扱いにならないことがあります。
最終的な離職理由の判定は、会社が記載した離職票の内容だけでなく、本人の申告や関係資料などを踏まえてハローワークが行います。会社は、制度の実態に沿って離職理由を記載し、募集要項や退職合意書などの資料を適切に保管しておく必要があります。
一定規模以上の離職に必要な手続きを確認する
事業規模の縮小や事業転換などにより、一つの事業所で1か月以内に30人以上の常時雇用する労働者が離職を余儀なくされることが見込まれる場合、事業主は原則として再就職援助計画を作成し、ハローワークへ提出して認定を受ける必要があります。再就職援助計画は、最初の離職者が発生する1か月前までに提出します。作成にあたっては、労働組合などの意見を聴くことも必要です。また、1か月以内に30人以上の離職者が発生する場合には、大量雇用変動の届出が必要になることがあります。希望退職の実施を決定してから確認するのではなく、制度の検討段階で管轄のハローワークや専門家に相談しておくとよいでしょう。
制度設計の段階から専門家などに相談する
希望退職は、募集条件を公表して応募を受け付けるだけの制度ではありません。対象者や承認条件の設定、個別面談の進め方、応募撤回の取扱い、雇用保険上の離職理由、労働組合との協議、行政への届出など、事前に整理すべき事項は多岐にわたります。また、希望退職の募集後に退職勧奨や整理解雇を検討する可能性がある場合は、希望退職の進め方がその後の判断にも影響することがあります。そのため、制度の規模や内容に応じて、弁護士や社会保険労務士などの専門家に早い段階から相談することが重要です。再就職援助計画、雇用保険上の離職理由などの行政手続きについては、管轄の労働局やハローワークに事前に確認することも考えられます。問題が発生してから相談するのではなく、募集条件や説明資料、個別面談の進め方を決定する段階で確認しておくことで、制度をより適切に実施しやすくなります。
おわりに
希望退職と早期退職は、いずれも従業員本人の意思による退職を基本とする制度です。一般に、希望退職は経営上の必要性などから期間を限定して実施され、早期退職優遇制度は従業員のキャリア選択を支援する恒常的な制度として運用される傾向があります。制度を円滑に実施するためには、目的と募集条件を明確にし、説明会や個別面談を通じて従業員に丁寧な説明を行うことが欠かせません。また、希望退職は退職者だけの問題ではありません。会社に残る従業員の不安や業務負担、組織に必要な人材の流出にも目を向ける必要があります。人員削減の目標だけを優先するのではなく、従業員の自由な意思を尊重し、制度実施後の組織運営まで見据えて対応することが重要です。
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