こんにちは、労務女子なおです。
退職勧奨とは、会社が従業員に退職を勧め、本人の合意による退職を目指すものです。会社が一方的に労働契約を終了させる「解雇」とは異なり、従業員には退職勧奨に応じる義務はありません。厚生労働省も、退職勧奨は解雇とは異なるものとして整理しています。一方で、進め方によっては「退職強要」とみなされ、トラブルにつながることもあります。
本記事では、退職勧奨と解雇の違い、基本的な進め方、人事担当者が押さえておきたい実務上のポイントをわかりやすく解説します。
退職勧奨とは
退職勧奨とは、会社が従業員に対して退職を勧めることです。
会社が一方的に労働契約を終了させる「解雇」と異なり、退職するかどうかは従業員本人が判断します。そのため、従業員が退職勧奨を拒否した場合、それだけで退職させることはできません。
また、退職勧奨そのものは違法ではありませんが、執拗に退職を迫ったり、威圧的な言動などによって本人の自由な意思決定を妨げたりすると、違法な権利侵害となる場合があります。いわゆる「退職強要」とならないよう注意が必要です。
退職勧奨と解雇の違い
退職勧奨と解雇の大きな違いは、本人の合意が必要かどうかです。
退職勧奨は、本人が退職に合意することで労働契約が終了します。一方、解雇は会社側から一方的に労働契約を終了させるものですが、自由に行えるわけではなく、法律上厳しい制約があります。
早期退職・希望退職との関係
企業の構造改革などに伴って、「早期退職」や「希望退職」が実施されることがあります。これらは通常、一定の条件を示して退職希望者を募る制度ですが、その過程で特定の従業員に個別に退職を勧める場合には、退職勧奨が行われることもあります。
退職勧奨を行う前に確認すること
退職勧奨を行う場合は、面談を始める前に、会社としての考え方やこれまでの経緯を整理しておくことが重要です。
退職を勧める理由の整理
まず、なぜ退職勧奨を行うのかを明確にします。勤務成績、能力、勤務態度、組織上の事情など背景はさまざまですが、本人に説明できる程度に理由を整理しておく必要があります。
経緯の確認
勤務上の問題などを理由とする場合は、これまでの評価や指導、本人との面談内容などを確認します。改善を求めてきた場合には、いつ、どのような内容を本人へ伝えたのかも整理しておきます。
面談方針や提示条件の整理
誰が面談を行うのか、何を伝えるのか、退職時期や退職金などについてどこまで条件を提示するのかも事前に整理します。担当者によって説明やメッセージが変わらないようにしておくことも重要です。
退職勧奨の基本的な進め方
退職勧奨には法律上決められた形式があるわけではありませんが、一般的には次のような流れで進めます。
面談の目的・進め方を準備する
面談前に、何を目的として、誰が、どの順番で、何を伝えるのかを整理します。退職を勧める理由、提示可能な条件、本人から質問が出た場合の回答範囲、次回面談の想定なども確認しておくと、面談中の説明がぶれにくくなります。
本人と面談する
本人に退職を勧める理由や会社の考えを説明します。この際、退職を強制するのではなく、本人が内容を理解し、検討・判断できる余地を残すことが重要です。
退職条件について協議する
本人が退職を検討する場合は、退職日、退職金、賞与、年次有給休暇など必要な条件を確認します。会社から特別な条件を提示する場合も、後から認識の違いが生じないよう内容を明確にしておきます。
合意した内容を書面で確認する
退職について合意した場合は、退職日や条件などを書面で確認します。書面の形式だけでなく、本人の意思と双方の合意内容が確認できる状態にしておくことが大切です。
退職勧奨を行う際の注意点
退職勧奨では、本人の自由な意思決定を尊重することが大前提です。一方で、実務では一度の面談で結論を急ぐのではなく、本人の理解や受け止め方を確認しながら、必要に応じて丁寧にコミュニケーションを重ねることも重要です。
本人が考える時間を確保する
退職という重要な判断について、その場で回答を求めることは避け、本人が検討できる時間を設けます。実務上は、初回面談で会社の考えや背景を説明し、本人の反応を確認したうえで、必要に応じて改めて話し合う方法も考えられます。また、本人にとって受け止めるのに時間を要する内容を伝える場合には、面談後に落ち着いて考える時間を確保できるよう、週末や連休前などに面談を設定することも一つの工夫です。
「説得」と「強要」の境界を意識する
退職勧奨は、本人に退職を検討してもらうための働きかけです。そのため、会社の考えや退職を勧める理由を丁寧に説明し、本人の理解を促すこと自体が直ちに問題となるわけではありません。一方で、退職を明確に拒否している本人に対して執拗に面談を繰り返したり、威圧的な言動によって自由な意思決定を妨げるような働きかけを行ったりすることは避ける必要があります。
面談の進め方を会社側でそろえる
上司と人事など複数の関係者が関与する場合は、誰が何を説明するのか、本人から質問があった場合にどこまで回答するのか、提示できる条件は何かなどをあらかじめ整理します。担当者によって説明やメッセージが変わらないようにすることが重要です。
面談の経緯と合意内容を記録する
いつ、誰が、何を説明し、本人がどのように受け止めたのかを簡潔に記録しておきます。退職について合意した場合は、退職日や退職金・特別加算など、最終的な条件についても書面で確認します。
退職勧奨で人事が迷いやすいポイント
本人に断られた場合、どこまで面談を続けてよい？
退職勧奨は本人の同意が前提です。必要な説明や検討時間を設け、複数回話し合うこと自体はあり得ますが、拒否の意思が明確なまま執拗に勧奨を続けないことが重要です。「何回まで」という一律の基準ではなく、面談の内容や期間、本人の反応などを踏まえて判断します。
退職届や合意書があれば問題ない？
重要なのは書面の有無だけではなく、本人の自由意思に基づく退職合意であることです。また、合意後に本人から撤回の申し出があった場合も、退職届や合意書の内容、提出方法、合意成立の経緯などによって扱いが異なります。書面を取得しただけで安心せず、合意までのプロセスと意思確認を丁寧に残しておくことが重要です。
退職金や賞与などの条件はどうする？
退職勧奨では、通常の退職金に加えて特別加算などを提示することがあります。賞与についても、退職時期によって支給対象となるのか、在籍要件があるのかなどを確認し、退職金・賞与・その他の条件を面談前に整理しておくとよいでしょう。
自己都合退職・会社都合退職はどう考える？
退職理由の整理は、本人・会社双方に影響します。本人にとっては、雇用保険の基本手当などの取扱いに影響する可能性があります。一方、会社側でも、一部の雇用関係助成金では、退職勧奨による離職者の発生状況が支給要件に影響する場合があります。また、会社内で使用する「自己都合・会社都合」という区分と、雇用保険上の離職理由を単純に同一視することはできません。
厚生労働省は、退職勧奨に応じた退職を通常の自己都合退職とは区別しており、雇用保険上の最終的な離職理由は、本人・会社双方の主張や資料などを踏まえてハローワークが判断します。そのため、実際の退職経緯に沿って適切に整理することが重要です。
妊娠・育休・療養中の従業員への退職勧奨は？
このような従業員への退職勧奨は、通常以上に慎重な対応が必要です。特に、妊娠・出産や育児休業等を理由とした退職の強要などの不利益取扱いは禁止されています。妊娠・出産・育児休業等を契機とする不利益取扱いについても、原則として違法と解される場合があります。療養中の場合も、療養の原因や本人の状況などによって考慮すべき事項が異なります。そのため、退職を勧める理由と、妊娠・育休・療養等との関係を慎重に確認することが重要です。
PIPや改善指導との違いは？
PIP（Performance Improvement Plan）や改善指導は、基本的に本人に改善を求め、その機会を設けるためのプロセスです。一方、退職勧奨は本人との合意による退職を目指すものです。能力や勤務成績が背景にある場合は、いきなり退職勧奨に進むのではなく、まだ改善を求める段階なのか、退職について協議する段階なのかを整理して進めることが重要です。
解雇を検討する場合の注意点
日本では、解雇は会社が自由に行えるものではなく、法律上高いハードルがあります。
解雇には合理的な理由と相当性が必要
解雇については、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められることが求められます。これを欠く解雇は、権利濫用として無効となります。また、30日前の解雇予告や解雇予告手当などの手続を行えば、それだけで解雇が有効になるわけではありません。特に能力不足や勤務成績などを理由とする場合は、これまでの評価・指導内容、改善機会の付与など、会社側がどのような対応を行ってきたかも重要になります。
解雇を争われた場合の会社への影響も大きい
本人が解雇を争った場合には、労働審判や訴訟などへの対応に、多くの時間やコストがかかる可能性があります。さらに、解雇が無効と判断されれば、雇用関係が終了していないことを前提に、解雇後の賃金の支払いを求められるなど、会社に大きな負担が生じる可能性もあります。
退職勧奨と解雇は切り分けて考える
退職勧奨に本人が応じなかったからといって、そのまま解雇できるわけではありません。「退職勧奨に応じないから解雇する」と考えるのではなく、解雇として必要な根拠や、これまでの対応プロセスを改めて慎重に確認することが重要です。
おわりに
退職勧奨は、会社が従業員に退職を勧めること自体は禁止されていませんが、あくまで本人の自由意思による合意退職を目指すものです。実務では、退職を勧める理由やこれまでの経緯を整理したうえで、本人が理解・検討できる時間を確保しながら、丁寧にコミュニケーションを進めることが重要です。また、退職勧奨に応じない場合でも、安易に解雇へ移行することはできません。退職勧奨・改善指導・解雇など、それぞれの目的や法的な位置づけを理解したうえで、ケースに応じて適切な対応を選択することが、人事担当者には求められます。
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