【法定三帳簿】労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の記載事項と保存期間

こんにちは、労務女子なおです。

従業員を雇用する会社では、従業員の情報、給与の支払い、日々の勤務状況を適切に記録する必要があります。その基本となるのが、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の法定三帳簿です。普段は人事・給与・勤怠システムで管理していても、どのような情報を記録し、いつまで保存する必要があるのか、意外と曖昧になっていることもあります。

この記事では、法定三帳簿の種類や記載事項、保存期間、人事が押さえておきたい管理のポイントを解説します。

法定三帳簿とは
法定三帳簿の種類と記載事項
法定三帳簿の保存期間
人事が押さえておきたい管理のポイント
おわりに

法定三帳簿とは

法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3つをまとめた、労務管理の実務で一般的に使われる呼び方です。「法定三帳簿」という名称自体が法律で定められているわけではありませんが、厚生労働省の委託事業の資料や、中小企業基盤整備機構の解説でも使われています。

これらは、労働基準法などに基づき、会社が整備・保存すべき労務管理の基本的な記録です。

種類	主な役割
労働者名簿	どのような従業員を雇用しているかを記録する
賃金台帳	賃金の計算や支払いの内容を記録する
出勤簿	日々の勤務状況や労働時間を記録する

労働者名簿と賃金台帳は、労働基準法第107条・第108条で作成が義務付けられています。一方、出勤簿は、その名称の書類を作ることが条文で指定されているわけではありません。労働時間の適正な把握や、労働関係の重要書類の保存に関する義務に基づき、出勤簿やタイムカードなどの記録を整備します。

会社の規模や、正社員・パート・アルバイトといった雇用形態にかかわらず、整備が必要です。なお、日々雇い入れられる従業員は、労働者名簿の作成対象から除かれますが、賃金台帳は必要です。

法定三帳簿の種類と記載事項

労働者名簿

労働者名簿は、従業員の基本情報や、入社・退職などの情報を記録する帳簿です。各事業場について、従業員ごとに作成します。主な記載事項は、次のとおりです。

氏名、生年月日、履歴
性別、住所
従事する業務の種類
雇入れの年月日
退職の年月日と事由（解雇の場合は、その理由を含む）
死亡の年月日と原因

常時30人未満の労働者を使用する事業では、「従事する業務の種類」の記載は省略できます。入社時に作成して終わりではなく、住所変更や退職など、記載事項に変更があれば、遅滞なく更新する必要があります。

賃金台帳

賃金台帳は、給与計算の基礎となる事項や、実際に支払った賃金を記録する帳簿です。各事業場で従業員ごとに整備し、賃金を支払う都度、遅滞なく記入します。主な記載事項は、次のとおりです。

氏名、性別
賃金計算期間
労働日数、労働時間数
時間外・休日・深夜労働の時間数
基本給、手当など、賃金の種類ごとの金額
賃金から控除した金額

給与明細を発行していても、それだけで賃金台帳の要件を満たすとは限りません。給与明細や給与システムの出力に、必要な記載事項がそろっているかを確認しましょう。なお、労働基準法上の管理監督者については、労働時間数・時間外労働時間数・休日労働時間数の記載を省略できます。ただし、労働日数と深夜労働時間数の記載は必要です。

出勤簿

出勤簿は、従業員の日々の勤務状況や労働時間を記録するものです。紙の出勤簿だけでなく、タイムカードや勤怠システムの記録などで管理することもできます。単に「出勤したかどうか」を記録するだけでなく、日ごとの始業・終業時刻を確認し、実際の労働時間を把握することが重要です。休憩時間や時間外・休日・深夜労働なども確認できるようにしておきましょう。

労働時間の把握は、原則として、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間などの客観的な記録を基礎として行います。予定された勤務時間をそのまま記録するのではなく、実際の勤務状況を反映させる必要があります。

法定三帳簿の保存期間

法定三帳簿の保存期間は、労働基準法上、原則5年ですが、経過措置として当分の間は3年とされています。もともとの保存期間は3年でしたが、2020年4月1日施行の労働基準法改正で、賃金請求権の消滅時効の見直しにあわせて原則5年に延長されました。ただし、経過措置として3年とする取扱いが続いています。「当分の間」の終了日は法律に定められておらず、2026年10月現在もこの経過措置が適用されています。一定の年数が経つと自動的に5年へ切り替わるわけではありません。

保存期間を数え始める日は、帳簿によって異なります。

種類	保存期間の起算日
労働者名簿	従業員が退職・解雇・死亡した日
賃金台帳	最後に記入した日
出勤簿などの勤務記録	その記録が完結した日

ただし、賃金台帳や出勤簿などについて、関係する賃金の支払期日が上記の日より遅い場合は、その支払期日から数えます。また、法定の保存期間を過ぎたら、直ちに廃棄すればよいとは限りません。未払賃金をめぐる争いや、他の法令による保存義務なども踏まえ、自社の保存ルールを決めておくことが大切です。

人事が押さえておきたい管理のポイント

必要な情報と記録の整合性

人事・給与・勤怠システムを導入していても、必要な情報が自動的にすべて記録されるとは限りません。出力項目や保存対象を確認しておきましょう。また、勤怠記録の残業時間と、賃金台帳の時間外労働時間数が食い違っているなど、記録の間に不整合がある場合は、その理由を確認する必要があります。帳簿をそろえるだけでなく、実態に合った内容になっていることが重要です。

電子管理と保存方法

法定三帳簿は、一定の要件を満たせば電子データで管理・保存できます。必要事項を備え、労働基準監督署の調査などで求められたときに、すぐに画面表示や印刷ができる状態にしておくことが大切です。特に、システムの切替えや契約終了の際には、過去の記録が見られなくならないよう注意しましょう。退職者の情報も含めて、必要な期間のデータを保存・出力できるか確認しておくと安心です。