こんにちは、労務女子なおです。
勤務時間や休暇、給与、退職など、会社で働くうえでのルールを定めているのが「就業規則」です。この記事では、就業規則の基本から、主な記載事項、作成・変更の手続きと運用のポイントまでをわかりやすく解説します。
就業規則とは
就業規則とは、従業員の労働条件や、職場で守るべきルールを定めたものです。労働基準法では、作成・届出や記載事項などについて定めています。あらかじめ共通のルールを明確にしておくことで、従業員が安心して働けるとともに、会社としても一貫した対応を行いやすくなります。
作成義務のある事業場
常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成と、所轄の労働基準監督署への届出が必要です。人数には、正社員だけでなく、パートやアルバイトなども含まれます。また、原則として会社全体ではなく、本社や支店、店舗などの「事業場」ごとに判断します。
10人未満の事業場には労働基準法上の作成・届出義務はありませんが、労働条件や職場のルールを明確にするため、就業規則を整備しておくことは有用です。
労働契約との関係
労働契約は、会社と従業員との合意によって成立するものです。一方、就業規則は、従業員に共通して適用する労働条件やルールを定めます。
合理的な内容の就業規則が従業員に周知されている場合、原則として、そこに定められた労働条件が労働契約の内容になります。ただし、個別に異なる労働条件を合意している場合は、その合意が優先されることがあります。
なお、個別の労働契約で就業規則の基準を下回る労働条件を定めても、その部分は無効となり、就業規則の基準が適用されます。また、就業規則自体も、法令や適用される労働協約に反する内容にすることはできません。
労働契約の基本ルールについては、以下の記事で解説しています。
➡【労働契約法】解雇・有期契約・無期転換ルールをわかりやすく解説
就業規則の主な記載事項
就業規則には、必ず記載する事項と、制度やルールを設ける場合に記載する事項があります。
必ず記載する事項
「絶対的必要記載事項」と呼ばれるもので、主に次の3つに分けられます。
| 項目 | 主な内容 |
|---|---|
| 労働時間・休日・休暇 | 始業・終業時刻、休憩、休日、休暇、交替勤務の場合の就業時転換 |
| 賃金 | 賃金の決定・計算・支払方法、締切日・支払日、昇給 |
| 退職 | 退職に関する事項、解雇の事由 |
制度を設ける場合に記載する事項
「相対的必要記載事項」と呼ばれるもので、次のような事項が該当します。必ず制度を設けるという意味ではなく、定めを設ける場合に就業規則への記載が必要となるものです。
| 項目 | 主な記載内容の例 |
|---|---|
| 退職金 | 対象者、金額の決定・計算方法、支払方法・時期 |
| 賞与など | 賞与などの臨時の賃金、最低賃金額に関する定め |
| 従業員の費用負担 | 食費、作業用品などの負担 |
| 安全衛生 | 健康管理、災害防止などのルール |
| 職業訓練 | 教育訓練に関するルール |
| 災害補償・扶助 | 災害補償、業務外の傷病に対する扶助 |
| 表彰・制裁 | 表彰や懲戒の種類・程度 |
| その他 | 事業場の全労働者に適用するルール |
例えば、退職金制度を必ず設けなければならないわけではありませんが、設ける場合には、対象者や計算・支払方法、支払時期などを定める必要があります。実務では、賃金規程、退職金規程、育児・介護休業規程などを別に作成することもあります。別規程に分けていても、内容によっては就業規則の一部となるため、届出や周知の対象になる点に注意が必要です。このほか、採用、異動、休職、服務規律など、自社で必要となるルールも整理しておきましょう。
就業規則の作成・変更と運用
就業規則は、自社に合う内容を検討したうえで、労働者側の意見聴取、必要な届出、従業員への周知を行います。変更する場合も、基本的な手続きは同じです。
原案の作成・見直し
法令に沿って、自社の勤務形態や制度に合った内容を作成します。厚生労働省の「モデル就業規則」も参考になりますが、そのまま使うのではなく、自社で実際に運用できる内容に調整することが大切です。正社員とパート・有期契約社員などで適用する規則を分ける場合は、誰にどの規則が適用されるのかを明確にしておきましょう。
また、就業規則は一度作成すれば終わりではありません。法改正や社内制度の変更に応じて見直し、関連する別規程や労働条件通知書などとの整合性も確認します。休暇の申請方法など、規定と実際の運用にずれがある場合は、その背景を確認し、運用を改めるのか、規定自体を見直すのかを検討しましょう。
労働条件通知書の記載事項や、雇用契約書との違いについては、以下の記事で解説しています。
➡【労働条件通知書とは】記載事項・雇用契約書との違いを解説
不利益変更の確認
賃金の引下げや休暇の削減など、従業員に不利益となる労働条件の変更は、会社が就業規則を書き換えるだけで行えるものではありません。労働契約法では、本人との合意なく、就業規則の変更によって労働条件を不利益に変更することは原則として認められていません。ただし、変更後の就業規則を周知し、不利益の程度、変更の必要性、内容の相当性、労働組合等との交渉状況などに照らして変更が合理的である場合には、例外的に認められます。影響の大きい変更では、変更の理由や従業員への影響を整理し、十分に説明するとともに、弁護士や社会保険労務士などに相談しながら進めることが重要です。
労働者側の意見聴取
事業場の労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者から意見を聴きます。
過半数代表者は、就業規則への意見聴取という目的を明らかにしたうえで、投票や挙手などにより選出する必要があります。会社が一方的に指名することはできず、労働基準法上の管理監督者は代表者になれません。ここで求められるのは「意見を聴くこと」であり、必ずしも賛成や同意を得ることではありません。ただし、反対意見が出た場合には、その理由を確認し、必要に応じて内容を見直すことが大切です。また、パート・有期契約社員に関する就業規則を作成・変更する場合は、事業場全体の過半数代表等への意見聴取に加え、パート・有期契約社員の過半数を代表する者からも意見を聴くよう努める必要があります。
なお、過半数代表者から意見書を受け取ったことと、個々の従業員が労働条件の変更に同意したことは別です。不利益変更を行う場合には、前述の点も踏まえて検討する必要があります。
労働基準監督署への届出
作成・届出義務のある事業場では、就業規則に労働者側の意見書を添えて、所轄の労働基準監督署へ届け出ます。届出は、就業規則の内容について有効性の承認を受ける手続きではありません。届出が済んでいても、法令に反する規定や、合理性を欠く不利益変更が有効になるわけではありません。
従業員への周知・日々の運用
就業規則は、従業員が必要なときに確認できる状態にしておく必要があります。職場への掲示・備付け、書面の交付、従業員が随時閲覧できる社内イントラネットへの掲載などが考えられます。人事部だけが保管していたり、閲覧に毎回許可が必要だったりする状態では、十分な周知とはいえません。保管場所や閲覧方法を案内し、変更時には変更内容と適用開始日も伝えましょう。
日々の運用では、人事担当者だけでなく、現場の管理職ともルールや対応方法について認識をそろえることが大切です。運用の中で不明確な点が見つかった場合は、次の見直しにつなげていきましょう。
おわりに
就業規則は、会社と従業員が共通のルールを確認するための、労務管理の土台となるものです。作成や届出だけでなく、従業員への周知と、日々の運用を通じて活かすことが大切です。まずは自社の就業規則に目を通し、どのようなルールが定められているか、実際の運用とずれがないかを確認してみてはいかがでしょうか。
人事労務や労働法を体系的に学びたい方は、書籍で一度全体像をつかんでおくのもおすすめです。
➡【人事労務おすすめ本】労働法の基本を学ぶには？おすすめ厳選8冊を紹介