【懲戒処分とは】種類・判断基準・進め方と注意点を解説

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こんにちは、労務女子なおです。

従業員による問題行動が発生したとき、会社では懲戒処分を検討することがあります。しかし、問題行動があったからといって、会社が自由に処分を決められるわけではありません。懲戒処分を行うためには、就業規則上の根拠を確認し、客観的な証拠に基づいて事実を認定したうえで、行為に見合った処分を選ぶ必要があります。本人への弁明機会など、適切な手続きを踏むことも重要です。

この記事では、懲戒処分の種類や判断基準、実務上の進め方、人事が注意したいポイントについて解説します。

懲戒処分とは

懲戒処分とは、従業員による企業秩序違反に対して、会社が制裁として行う処分です。たとえば、次のような行為が対象として考えられます。

  • 業務命令に従わない
  • 無断欠勤や遅刻を繰り返す
  • ハラスメントを行う
  • 会社の金銭を横領する
  • 経歴を詐称する
  • 機密情報を漏えいする
  • 会社の信用を著しく損なう行為をする

ただし、このような行為があれば、必ず懲戒処分が有効になるわけではありません。労働契約法第15条では、対象となった行為の性質や態様などに照らして、懲戒処分が「客観的に合理的な理由」を欠き、「社会通念上相当」であると認められない場合、権利の濫用として無効になると定められています。会社は、行為の内容だけでなく、その経緯、結果の重大性、本人の認識や反省、過去の処分例なども踏まえて判断する必要があります。

懲戒処分と業務上の指導は異なる

懲戒処分と日常的な業務上の指導は、区別して考える必要があります。業務上の指導は、従業員の行動や仕事の進め方を改善するために行うものです。一方、懲戒処分は、企業秩序に違反した行為に対する制裁です。

たとえば、従業員のミスを注意して改善を求めることは、通常は業務上の指導です。これに対して、就業規則上の懲戒事由に該当すると判断し、けん責処分を通知する場合は懲戒処分となります。注意書や始末書の提出を求める場合も、それが指導なのか懲戒処分なのかを明確にしておくことが重要です。最初の対応が懲戒処分と評価されると、後から同じ行為について再び処分することが難しくなる可能性があります。

懲戒処分の主な種類

懲戒処分には、一般的に次のような種類があります。

処分主な内容
戒告・けん責注意し、将来を戒める
減給賃金の一部を減額する
出勤停止一定期間、就労を禁止する
降格・降職役職や職位などを引き下げる
諭旨解雇・諭旨退職退職を勧告し、応じない場合は懲戒解雇などとする
懲戒解雇懲戒処分として労働契約を終了させる

処分の名称や具体的な内容、重さの順序は会社によって異なります。実際に処分を検討するときは、一般的な名称ではなく、自社の就業規則に定められた内容を確認する必要があります。

戒告・けん責

戒告やけん責は、従業員の行為を注意し、将来を戒める処分です。会社によっては、始末書の提出を求めるものを「けん責」、始末書を伴わないものを「戒告」と区別しています。「訓告」「厳重注意」などの名称が使われることもあります。比較的軽い処分ですが、人事評価、昇給、賞与などに影響する場合があります。

減給

減給は、制裁として賃金の一部を減額する処分です。労働基準法第91条により、1回の事案について減給できる金額は、平均賃金の1日分の半額までです。また、一賃金支払期における減給の総額は、その期間の賃金総額の10分の1を超えることができません。会社によっては「減俸」などの名称が使われますが、その実質が制裁としての賃金減額であれば、この制限を受けます。

出勤停止

出勤停止は、一定期間、従業員の就労を禁止する処分です。「停職」「懲戒休職」などと呼ばれることもあります。一般的には、出勤停止期間中の賃金を支給しないものとして定められています。従業員への不利益が大きいため、期間が行為の重大性に見合っているかを慎重に検討する必要があります。なお、懲戒処分としての出勤停止と、事実調査のために命じる自宅待機は異なります。

降格・降職

降格・降職は、役職、職位、資格などを引き下げる処分です。「降任」「役職解任」などの名称が使われる場合もあります。会社には、懲戒処分としての降格とは別に、能力評価や組織変更に基づく人事上の降格が設けられていることがあります。懲戒なのか通常の人事措置なのかによって根拠や手続きが異なるため、その目的を明確にする必要があります。

諭旨解雇・諭旨退職

諭旨解雇や諭旨退職は、懲戒解雇より一段軽い処分として定められることがあるものです。一定期間内に退職届を提出するよう勧告し、提出された場合は退職として扱い、提出されなければ懲戒解雇とする、といった制度が考えられます。「諭旨退職」「諭旨免職」など、会社によって名称や効果が異なるため、就業規則の確認が必要です。

懲戒解雇

懲戒解雇は、懲戒処分として労働契約を終了させる最も重い処分です。従業員の生活に与える影響が大きいため、特に厳格な判断が求められます。就業規則上の懲戒解雇事由に該当するだけでなく、解雇という処分が社会通念上相当でなければなりません。また、懲戒解雇であっても、当然に解雇予告や解雇予告手当が不要になるわけではありません。即時解雇し、解雇予告手当も支払わない場合には、原則として労働基準監督署長による解雇予告除外認定が必要です。

懲戒処分を行うための主な要件

就業規則に根拠があること

就業規則には、懲戒事由と処分の種類をあらかじめ定め、従業員に周知しておく必要があります。規定されていない行為を理由に懲戒したり、定められていない種類の処分を行ったりすることは、原則としてできません。「その他これらに準ずる行為」などの包括的な規定があっても、どのような行為にも広く適用できるわけではありません。列挙された懲戒事由との類似性や、行為の重大性などを踏まえて判断する必要があります。

懲戒事由に該当する事実があること

疑いがあるだけでは懲戒処分を行うことはできません。関係者へのヒアリングや、メール、チャット、勤怠記録などの証拠を確認し、合理的な根拠に基づいて事実を認定する必要があります。通報者や上司の説明だけで判断せず、対象となる従業員本人の説明も確認することが重要です。

処分が行為に見合っていること

懲戒事由に該当しても、どのような処分でも許されるわけではありません。処分を決める際は、次のような事情を考慮します。

  • 行為の内容や態様
  • 故意か過失か
  • 会社や関係者に与えた損害
  • 従業員の役職や責任
  • 過去の注意、指導、懲戒歴
  • 本人の反省や再発防止に向けた姿勢
  • 過去の類似事案に対する処分

過去に注意や懲戒処分を受けた後も、同様の問題行動を繰り返した場合は、その経緯を新たな処分の重さを判断する事情として考慮できます。たとえば、無断欠勤について繰り返し注意やけん責を受けても改善せず、再び無断欠勤をした場合、前回より重い処分を検討することが考えられます。

ただし、過去に処分した行為を再度処分することは原則できません。あくまで新たな行為を処分の対象とし、過去の指導・処分歴は処分の相当性を判断する事情として扱います。また、問題行動を繰り返したからといって、自動的に懲戒解雇が認められるわけではありません。会社が問題点と求める改善内容を明確に伝え、改善の機会を与えたかも重要です。

指導日、指導内容、本人の説明、その後の状況などを記録し、段階的に対応してきた経緯を説明できるようにしておく必要があります。

適切な手続きを取っていること

就業規則に、懲戒委員会の開催や本人への弁明機会の付与などが定められている場合は、その手続きに従う必要があります。詳しい定めがない場合でも、本人に問題とされている事実を伝え、説明や反論の機会を設けることが重要です。面談の内容を本人が録音している可能性も念頭に置き、後から第三者が確認しても妥当といえる説明や進め方を心がける必要があります。

懲戒処分を検討するときの進め方

1．問題となる事実を把握する

まず、いつ、どこで、誰が、何をしたとされているのかを整理します。相談者や通報者の評価・推測と、実際に確認できている事実を区別することが大切です。

2．証拠を確保する

メール、チャット、文書、勤怠記録、経費精算記録、入退館記録、防犯カメラの映像など、必要な証拠を確保します。電子データは削除されたり、保存期間が終了したりする可能性があるため、早めの対応が必要です。ただし、調査のためであっても、従業員のプライバシーに不必要に踏み込むことは避け、社内規程や個人情報の取扱いを確認する必要があります。

3．必要に応じて暫定措置を取る

証拠の隠滅、情報の持ち出し、関係者への働きかけなどのおそれがある場合は、調査期間中の自宅待機、業務や職場からの一時的な分離、システムへのアクセス制限などを検討します。ここで行う自宅待機は、調査や職場秩序の維持を目的とする暫定措置であり、懲戒処分としての出勤停止とは異なります。自宅待機を命じる場合は、その必要性、期間、対象者、賃金の取扱いを慎重に検討します。処分が決まる前から制裁として安易に無給とすることは避ける必要があります。

4．関係者へのヒアリングを行う

通報者、被害を申告した従業員、目撃者などから事情を確認します。疑義の対象となる従業員や関係者が複数いる場合は、口裏合わせや証拠隠滅を防ぐため、同じ時間帯に別室で事情聴取を行うこともあります。ヒアリングの順序、時間、担当者、質問事項を事前に整理するなど、事案によっては緻密な調査計画が必要です。ヒアリングでは誘導的な質問を避け、本人が実際に見聞きした内容と、推測や伝聞を分けて確認します。

5．対象となる従業員の説明を聞く

対象となる従業員にも、問題とされている事実を示し、説明や反論の機会を設けます。本人の説明によって新たな証拠や関係者が判明した場合は、必要に応じて追加調査を行います。面談では、本人が会社に告げずに録音していることもあり得ます。その可能性を前提として、威圧的な発言や結論を決めつけた質問を避け、後から第三者が確認しても適切といえる説明や言葉遣いを心がけることが大切です。会社側でも複数名で面談に参加し、質問と回答を記録しておくとよいでしょう。会社が面談を録音する場合は、本人に目的を説明したうえで実施することが望まれます。

6．事実を認定する

証拠や関係者の説明を総合し、どの事実が認められるかを判断します。説明が食い違う場合は、内容の具体性や一貫性、客観的な資料との整合性、当事者の利害関係などを確認します。最初から結論を決めるのではなく、各証拠から合理的に認定できる事実を整理することが重要です。

7．懲戒事由と処分内容を検討する

認定した事実が、就業規則のどの懲戒事由に該当するかを確認します。そのうえで、行為の重大性、過去の注意・指導歴、本人の反省、類似事案とのバランスなどを踏まえて、処分内容を検討します。重い処分を選ぶ場合は、軽い処分や業務上の指導では対応できない理由も整理しておく必要があります。

8．処分を決定し、本人に通知する

社内規程に従って決裁を行い、処分を決定します。本人には、対象となった行為、該当する就業規則の条項、処分内容、処分日などを書面で通知することが一般的です。通知内容が曖昧だと、本人が処分理由を理解できず、後の紛争につながる可能性があります。

9．再発防止策を検討する

懲戒処分だけで問題が解決するとは限りません。業務プロセス、管理体制、職場環境なども確認し、規程の見直し、研修、相談窓口の周知、権限管理の強化などにつなげます。

人事が懲戒処分で注意したいポイント

事実確認の前に結論を決めない

重大な問題であっても、最初の通報や報告だけで処分を決めることはできません。調査開始時点では、「疑われている事実」と「確認された事実」を明確に区別します。

過去の処分例とのバランスを確認する

同程度の行為に対して、従業員によって処分の重さが大きく異なると、公平性が問題になります。過去の類似事案と異なる処分をする場合は、故意・過失、被害の程度、役職、過去の処分歴など、結論が異なる理由を整理する必要があります。

同じ行為について二重に処分しない

一度懲戒処分を行った行為について、後から別の懲戒処分を重ねることは原則としてできません。そのため、事実関係が十分に分からない段階で、急いで処分を決めないことが重要です。なお、以前の処分後に新たな違反行為があった場合や、当初とは別の事実が新たに判明した場合は、別途処分を検討できることがあります。

過去の行為に新しい規定を適用しない

行為があった時点で懲戒事由として定められていなかった場合、後から就業規則を変更し、新しい規定をさかのぼって適用することは原則としてできません。処分を検討するときは、現在の規則だけでなく、行為当時の就業規則も確認します。

犯罪行為は刑事手続きと社内手続きを分けて考える

横領、窃盗、暴行などの犯罪行為や、情報漏えいなどの重大な不正行為が疑われる場合も、会社は事実関係を調査し、就業規則に基づいて懲戒処分を検討できます。刑事手続きと社内の懲戒手続きは別のものです。逮捕や有罪判決がなければ懲戒処分ができないとは限りませんが、逮捕されたという事実だけを理由に、犯罪行為があったものとして処分することも適切ではありません。会社として、処分を正当化できるだけの事実と証拠を確認する必要があります。

業務に関係する横領や情報漏えいなどが疑われる場合は、警察への相談や被害届・告訴、損害賠償請求なども検討します。私生活上の犯罪行為については、犯罪の内容、本人の職務や役職、会社名が報道される可能性、会社の信用への影響などを踏まえ、企業秩序との関係を判断します。

社会的な信頼を損なう可能性が高い重大事案では、報道やSNSで明るみになる前に調査と処分を完了させ、報道時点では対象者がすでに退職している状態にすることを意識して、迅速に対応する企業もあります。ただし、「報道前に元社員にする」ことを優先し、十分な調査や弁明の機会を省いて懲戒解雇を急ぐことは危険です。重大事案ほど、人事、法務、広報、経営層や外部専門家が連携し、迅速さと手続きの適正さを両立させる必要があります。

処分の公表は必要な範囲にとどめる

再発防止や社内規律の維持を目的として、懲戒処分の事実を社内に公表することがあります。その場合も、本人の氏名、所属、具体的な行為などをどこまで公表する必要があるかを慎重に検討します。目的に対して必要な範囲を超えて公表すると、名誉やプライバシーの侵害につながる可能性があります。匿名化したうえで、事案の概要や注意事項だけを共有する方法も考えられます。

処分を急がず、長期間放置もしない

懲戒処分に法律上の一律の時効が定められているわけではありません。しかし、長期間が経過してから処分すると、処分の必要性や相当性が問題になることがあります。時間の経過によって証拠が失われたり、関係者の記憶が曖昧になったりすることもあります。必要な調査を行いながら、合理的な期間内に判断することが重要です。

重大事案は専門家に相談する

懲戒解雇、長期間の出勤停止、重大なハラスメント、横領、情報漏えい、犯罪行為などは、事実認定や処分の相当性をめぐって紛争になりやすい事案です。重大な処分を検討するときや、関係者の説明が食い違っているときは、早い段階で弁護士や社会保険労務士などの専門家に相談することが重要です。

おわりに

懲戒処分は、企業秩序を維持するために必要な仕組みです。一方で、従業員に不利益を与える制裁であるため、会社の感覚だけで処分を決めることはできません。就業規則上の根拠を確認し、客観的な証拠に基づいて事実を認定したうえで、行為に見合った処分を検討する必要があります。事案によっては、証拠の確保、自宅待機、複数の関係者への同時ヒアリングなど、初動段階から緻密な対応が求められます。人事には、「何が起きたか」だけでなく、「どのように調査したか」「なぜこの処分が妥当なのか」を客観的に説明できる状態にしておくことが求められます。

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参考

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