こんにちは、労務女子なおです。
社員が病気やケガなどによって長期間働くことが難しくなった場合、人事担当者が対応することになるのが「休職」です。特にメンタルヘルス不調による休職では、休職を開始するタイミングや休職中の本人との連絡、復職の判断など、人事として迷う場面も少なくありません。また、休職制度は法律で一律にルールが決められている制度ではないため、自社の就業規則を確認しながら適切に対応することが重要です。
この記事では、人事・労務担当者が知っておきたい休職制度の基本から、休職開始、休職中の対応、復職、休職期間満了までの流れをわかりやすく解説します。
休職とは
休職とは、社員が病気やケガなどの事情によって一定期間働くことが難しくなった場合に、労働契約を維持したまま、一定期間就労を免除する制度です。
会社の休職制度には、私傷病休職のほか、出向休職、留学休職、公職就任に伴う休職など、さまざまな種類があります。なお、育児や介護については、法律に基づく育児休業・介護休業の制度があります。
なかでも実務上よく問題になるのが、業務外の病気やケガを理由とする「私傷病休職」です。私傷病休職は、一定期間働くことができない社員について、直ちに解雇等とするのではなく、一定期間その判断を猶予して療養・回復を待つ、いわば「解雇猶予措置」としての性格を持つ制度です。
休職制度の設置
会社に休職制度を設けることは、法律上、一律に義務付けられているわけではありません。そのため、休職できる条件や期間、休職中の賃金、復職の条件、休職期間満了時の扱いなどは、各社の就業規則などによって異なります。人事担当者が休職対応を行う際には、まず自社の就業規則にどのような定めがあるのかを確認することが基本です。
なお、休職制度そのものとは別に、労働契約法上の安全配慮義務や、障害者雇用に関するルールなどが関係する場合もあります。就業規則に書いてあるからという理由だけで、機械的に判断できるとは限らない点には注意が必要です。
休職と欠勤・休業の違い
「欠勤」は、本来勤務すべき日に社員が勤務しないことをいいます。一方、「休業」は、会社都合による休業のほか、育児休業や介護休業、労災による休業など、さまざまな場面で使われる言葉です。これに対して「休職」は、就業規則などに基づき、一定期間労働契約を維持しながら就労を免除する会社の制度です。それぞれ適用されるルールが異なるため、区別して理解しておきましょう。
なお、「休職」と「休暇」も別物です。「休職」と入力するつもりが「休暇」になっている、といったタイポも意外と起こりやすいので注意しましょう。
休職開始時の対応
社員の欠勤が長期化した場合や、本人から「しばらく仕事を休みたい」と申し出があった場合、会社は休職の要否を検討することになります。
就業規則の休職要件を確認する
まず確認したいのが、自社の就業規則です。たとえば、以下のようなことが休職事由として定められていることがあります。
・一定期間以上欠勤した場合
・心身の疾患により業務遂行が困難な場合
・会社が休職を必要と認めた場合
休職期間についても、「勤続年数に応じて3か月、6か月、1年」など、会社によってさまざまです。休職の開始時期や期間を人事担当者の判断だけで決めるのではなく、就業規則に沿って取り扱うことが重要です。
必要に応じて診断書を提出してもらう
病気やケガを理由とする休職の場合には、医師の診断書の提出を求めるのが一般的です。診断書によって、以下のような情報を確認します。
・どの程度の療養期間が必要なのか
・現在就労できる状態なのか
・就労する場合にどのような制限が必要なのか
診断書は、休職を開始する根拠になるだけでなく、後に休職や復職の判断をめぐってトラブルになった場合にも、会社がどのような情報に基づいて判断したのかを示す重要な資料になります。
また、診断書の提出をめぐって社員と認識の齟齬が生じないよう、欠勤が長期化した場合や休職・復職時には診断書の提出を求めることがある旨を、あらかじめ就業規則や社内ガイドラインなどに定めておくとよいでしょう。なお、診断書には必ずしも会社が必要とする情報が十分に記載されているとは限りません。必要に応じて本人の同意を得たうえで、産業医等を通じて主治医に追加の情報を確認することも検討します。
休職中の取り扱いを本人に説明する
休職を開始する際には、休職期間だけでなく、休職中のルールについても本人に説明しておきましょう。特に確認しておきたいのは、以下のような内容です。
・休職期間
・休職中の賃金
・社会保険料の本人負担分
・傷病手当金などの手続き
・休職中の会社との連絡方法
・診断書等の提出時期
・復職手続き
・休職期間満了時の取り扱い
最初に説明が不十分だと、休職期間満了が近づいてからトラブルになることもあります。書面やメールなど、後から確認できる形で案内しておくことが大切です。
休職中の対応
休職に入った後も、人事は休職期間を管理しながら、必要に応じて本人の状況を確認していきます。
本人との連絡方法を決めておく
休職開始時に、会社と本人との連絡方法や頻度を決めておくと、その後の対応がスムーズです。たとえば、「月に1回程度、人事担当者へ状況を連絡する」「診断書の更新時に連絡する」など、一定のルールを決めておく方法があります。特にメンタルヘルス不調の場合、直属の上司とのやり取り自体が本人の負担になるケースもあります。状況に応じて人事や産業保健スタッフを窓口とするなど、本人が安心して療養できる環境を整えることも重要です。
休職期間と回復状況を確認する
人事担当者は、就業規則上の休職期間を管理するとともに、必要に応じて診断書などによって本人の回復状況を確認します。ただし、人事担当者自身が医学的な判断をする必要はありません。医学的な情報については主治医や産業医などの専門家の意見を参考にしながら、会社として就労可能かどうかを判断していくことになります。
復職判断の進め方
主治医の診断書を確認する
多くの会社では、復職申請の際に「復職可能」などと記載された主治医の診断書の提出を求めています。ただし、主治医の「復職可能」という判断と、会社が求める「実際に業務を継続して遂行できる状態」は必ずしも同じではありません。主治医は会社での実際の仕事内容や職場環境を十分に把握しているとは限りません。
また、診断書が本人の申告や復職希望を相当程度踏まえた内容となり、会社が把握している実際の業務遂行能力との間にギャップが生じるケースもあります。そのため、主治医の診断書は重要な判断材料ですが、診断書だけで機械的に復職を決定しないことが重要です。
産業医などの意見も踏まえて判断する
産業医がいる会社では、復職前に産業医面談を実施することも一般的です。産業医は本人の健康状態だけではなく、会社の業務内容や職場環境も踏まえて、復職の可否や必要な就業上の配慮について意見を述べることができます。人事は、本人の希望、主治医の診断書、産業医の意見、職場の状況などを総合的に確認し、会社として最終的な復職判断を行います。
また、正式な復職に先立ち、一定期間の「ならし出社」や「試し出勤」などを取り入れている会社もあります。実際の通勤や職場環境に段階的に慣れながら、安定して勤務できる状態かを確認する方法です。
「元の仕事が100％できるか」だけで判断しない
復職を判断する際には、「休職前とまったく同じ仕事を、初日から100％できるか」だけを基準にするのは適切ではありません。病状や障害の内容によっては、一定期間の残業制限や業務負荷の軽減、配置の見直しなどによって就労できる場合もあります。会社としてどこまでの配慮が可能かを確認しながら、現実的な復職方法を検討することが重要です。
復職後の対応
復職が決まっても、それで対応が終了するわけではありません。特に長期間休職していた社員の場合、復職直後から休職前と同じ働き方に戻すと、再び体調を崩してしまうことがあります。
就業上の配慮を検討する
本人の状態や医師の意見を踏まえ、必要に応じて、以下のような配慮を検討します。
・時間外労働を制限する
・出張を制限する
・業務量を調整する
・一時的に担当業務を変更する
・勤務時間を段階的に戻す
復職日だけを決めるのではなく、復職後の業務内容や業務量、就業上の配慮をあらかじめ整理しておくことが大切です。
定期的にフォローする
復職直後は問題なく勤務できていても、数週間、数か月経ってから再び体調が悪化することもあります。本人、上司、人事、産業医などが必要に応じて情報を共有し、一定期間フォローすることが大切です。一方で、必要以上に本人の健康状態を周囲へ共有することは避け、健康情報の取り扱いにも十分注意しましょう。
休職期間が満了する場合
休職期間内に復職できない可能性がある場合には、休職期間満了時の取り扱いを検討することになります。
就業規則だけを見て機械的に判断しない
就業規則では、「休職期間が満了しても復職できない場合は退職とする」などと定めている会社もあります。ただし、このような規定があるからといって、期間満了時にすべてのケースを機械的に処理できるとは限りません。たとえば、本人が一定の業務には復帰できる状態まで回復している場合には、配置転換や就業上の配慮によって就労できる可能性がないかを検討する必要が生じることがあります。また、休職に至った傷病が業務に起因する場合や、障害に対する合理的配慮が問題となる場合などには、別の法的な論点も関係します。
休職期間満了時の退職や解雇は、休職実務の中でも特に判断が難しく、トラブルにつながりやすい場面です。復職可能性や配置転換の余地なども含めて慎重に検討し、判断に迷う場合には社労士や弁護士などの専門家へ相談しましょう。
おわりに
休職は、一定期間働くことが難しくなった社員について、直ちに解雇等とするのではなく、雇用関係を維持しながら療養・回復を待つ制度です。一方で、休職を開始する条件や休職期間、復職要件などは法律で一律に決められているわけではなく、自社の就業規則や社員の状況に応じた対応が必要になります。特に復職判断や休職期間満了時の対応は、実務上トラブルになりやすい場面です。
休職者が発生してから慌てることのないよう、自社の休職・復職に関するルールを確認し、規定が不十分であったり曖昧であったりする場合には、就業規則や社内ガイドラインの見直しも検討しておきましょう。
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